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現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)

會(huì)議服務(wù)中心會(huì)議接待服務(wù)流程

瀏覽: 發(fā)布時(shí)間:2017-11-10

  會(huì)前準(zhǔn)備
 

  (一)預(yù)訂會(huì)議

  1、根據(jù)會(huì)議預(yù)約情況由機(jī)關(guān)服務(wù)中心及時(shí)落實(shí)會(huì)場(chǎng),將會(huì)議時(shí)間、會(huì)場(chǎng)、人數(shù)等及時(shí)填寫(xiě)會(huì)議安排預(yù)約單。會(huì)議預(yù)約單一份交物業(yè),安排與會(huì)人員車(chē)輛出入通行事宜。會(huì)議結(jié)束后及時(shí)通知物業(yè)打掃會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生。

  2、及時(shí)與主辦會(huì)議單位聯(lián)系銜接,并以傳真、書(shū)面等形式將會(huì)議要求落實(shí)事項(xiàng),與會(huì)人員名單及會(huì)標(biāo)名稱(chēng),予以確認(rèn),以便會(huì)場(chǎng)的準(zhǔn)備和布置。

  3、會(huì)議預(yù)約單復(fù)印后,一份交給服務(wù)員,一份交給音控,提前安排會(huì)前相關(guān)工作;一份留底存檔。有會(huì)標(biāo)的會(huì)議,應(yīng)告知會(huì)標(biāo)制作人員按時(shí)制作會(huì)標(biāo);會(huì)標(biāo)送達(dá)時(shí)應(yīng)及時(shí)檢查文字是否準(zhǔn)確,字體是否合適,長(zhǎng)度、寬幅是否符合會(huì)場(chǎng)要求等。
 

  (二)會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備

  根據(jù)會(huì)議預(yù)約情況,機(jī)關(guān)服務(wù)中心帶領(lǐng)服務(wù)員做好會(huì)議前的準(zhǔn)備工作。

  1、擺放席位牌。根據(jù)會(huì)議主辦單位安排的座位表擺放順序擺放好席位牌,若無(wú)具體座位表的,應(yīng)協(xié)助會(huì)議主辦單位擺放,做到擺放準(zhǔn)確整齊,無(wú)差錯(cuò)。

  2、擺放茶具。茶具根據(jù)會(huì)議人數(shù)提前擺放,茶葉在會(huì)前半小時(shí)才可以擺放。

  3、小毛巾準(zhǔn)備。主席臺(tái)和小型會(huì)議預(yù)備小毛巾籃、小毛巾。

  4、清理桌椅。會(huì)場(chǎng)桌椅提前擺放整齊,并用濕毛巾擦拭干凈。

  5、會(huì)標(biāo)準(zhǔn)備。有會(huì)標(biāo)的會(huì)議,會(huì)前提前掛在指定位置,并認(rèn)真檢查核對(duì)會(huì)標(biāo)的內(nèi)容是否正確。

  6、空調(diào)準(zhǔn)備。根據(jù)氣溫并結(jié)合節(jié)能要求,視情提前開(kāi)啟空調(diào),在會(huì)議開(kāi)始前達(dá)到預(yù)定溫度。

  7、變更調(diào)整。準(zhǔn)備期間,會(huì)議預(yù)約單的內(nèi)容如有變動(dòng)的,由機(jī)關(guān)服務(wù)中心與會(huì)議主辦單位協(xié)調(diào)并及時(shí)調(diào)整會(huì)場(chǎng)布置。

  8、核定確認(rèn)。會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備完畢后,機(jī)關(guān)服務(wù)中心通知會(huì)議主辦單位會(huì)場(chǎng)負(fù)責(zé)人查看會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況,負(fù)責(zé)核對(duì)會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備的席位牌(單位牌或姓名牌)等并對(duì)會(huì)場(chǎng)布置的總體情況予以確認(rèn)。
 

  會(huì)中服務(wù)
 

  (一)服務(wù)人員。每場(chǎng)會(huì)議會(huì)場(chǎng)服務(wù)一般由1—2名服務(wù)員負(fù)責(zé)。大型會(huì)議或重要會(huì)議根據(jù)具體需要另行安排。會(huì)議開(kāi)始后,首先檢查會(huì)議室的大門(mén)是否關(guān)閉,及時(shí)將大門(mén)關(guān)閉。

  (二)小毛巾擺放:會(huì)前20分鐘擺放小毛巾,冬熱夏涼。如會(huì)議時(shí)間較長(zhǎng),中途(約2小時(shí))更換一次小毛巾。

  (三)盈水服務(wù)。

  1、盈水順序:會(huì)議開(kāi)始前15分鐘開(kāi)始倒水,倒水順序從會(huì)議桌的末端開(kāi)始,最后是主席臺(tái)。中途加水,主席臺(tái)應(yīng)從中間主要領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始依次斟倒。

  2、動(dòng)作要求:右手拿水壺,左手無(wú)名指和小指夾住杯蓋蒂頭,大拇指、食指和中指握住杯子的柄,倒水時(shí)水壺口和杯口離開(kāi)約10公分,水倒八分滿(mǎn)。第一次倒完茶后,蓋子蓋上應(yīng)與杯柄接觸處留一小縫隙,以示未飲用。

  3、及時(shí)沖水:場(chǎng)內(nèi)開(kāi)水在第一次倒水空置后,應(yīng)及時(shí)沖水。沖水由一名服務(wù)員完成,另一名服務(wù)員不得離開(kāi)會(huì)場(chǎng),以備場(chǎng)內(nèi)會(huì)議服務(wù)需要。

  4、續(xù)水要求:會(huì)議進(jìn)行中續(xù)水原則上20分鐘一次,但應(yīng)根據(jù)具體情況及時(shí)續(xù)水。續(xù)水時(shí)要輕拿輕放杯子,不可發(fā)出較響聲音影響會(huì)場(chǎng)。如會(huì)議進(jìn)行時(shí)間較長(zhǎng),應(yīng)視情給與會(huì)人員更換茶杯,以保持茶水濃度。到主席臺(tái)續(xù)水時(shí)不得有明顯的腳步聲。

  (四)站位服務(wù)。會(huì)場(chǎng)實(shí)行站位服務(wù),兩名服務(wù)員輪流在場(chǎng)內(nèi)指定位置站立,20分鐘輪換一次。有保密要求或談話(huà)類(lèi)會(huì)議、會(huì)談等除外。

  (五)會(huì)議中,如有參會(huì)人員詢(xún)問(wèn)相關(guān)事宜,應(yīng)盡量予以幫助解決。

  (六)會(huì)場(chǎng)服務(wù)時(shí)不做任何與會(huì)議服務(wù)無(wú)關(guān)的事,并將手機(jī)事先調(diào)成振動(dòng),不準(zhǔn)手機(jī)上網(wǎng)聊天,不接聽(tīng)與工作無(wú)關(guān)的電話(huà),如有特殊情況需接聽(tīng)電話(huà),必須到會(huì)場(chǎng)外接聽(tīng)。
 

  會(huì)后處置
 

  (一)會(huì)議結(jié)束后,服務(wù)人員要將會(huì)議預(yù)約單填寫(xiě)完整,并交由會(huì)議主辦單位負(fù)責(zé)人簽名。

  (二)會(huì)議結(jié)束,服務(wù)人員應(yīng)及時(shí)告知機(jī)關(guān)服務(wù)中心,通知其他工作人員,集體整理會(huì)場(chǎng)。整理會(huì)場(chǎng)時(shí)要先檢查會(huì)議桌椅,發(fā)現(xiàn)有與會(huì)人員遺留物,應(yīng)將物品保管好,并馬上告知機(jī)關(guān)服務(wù)中心或會(huì)議主辦單位。

  (三)會(huì)場(chǎng)用品整理清洗:

  1、會(huì)議用品(小毛巾、毛巾籃、茶杯、話(huà)筒、座位牌等)及時(shí)整理歸位。

  2、茶具、小毛巾必須在當(dāng)天整理清洗消毒處理,不可過(guò)夜。

  3、茶杯包括杯蓋,必須要用專(zhuān)用布擦洗,茶具清洗后不能用手接觸杯口,要及時(shí)放入消毒柜進(jìn)行消毒。

  (四)會(huì)場(chǎng)清理結(jié)束,會(huì)場(chǎng)服務(wù)員要及時(shí)關(guān)閉燈、空調(diào),確認(rèn)無(wú)遺漏事項(xiàng)后,關(guān)閉電源,關(guān)好門(mén)窗。
 

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